FUNDACION
SIIGO
Contabilidad y Finanzas 101
UNIDADES
DE CONSERVACION DOCUMENTAL
Lugar
y fecha de elaboración: Bogotá D.C., 11, agosto 2013
ELABORADO
POR: Alejandro Laiton Chia
OBJETIVOS: Reconocer
que es una unidad de conservación documental.
Identificar las diferentes unidades de
conservación documental y el cuidado que deben tener.
Reconoce las formas de ordenar las
unidades de conservación documental de acuerdo a lo establecido.
Verificar el uso adecuado de unidades de
conservación, manipulación, y mantenimiento periódico entre otros.
1. ¿QUÉ ES UNA UNIDAD DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL?
Es el medio
físico que se utiliza para almacenar y conservar los documentos tales como
cajas, carpetas, tomos entre otros. Las carpetas tienen como función almacenar
los folios sueltos de cualquier formato. Éstas son las unidades que
están en contacto directo y permanente con la documentación. Debido a esto el
diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los
documentos.
Conjunto de
medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física
y funcional de los documentos de archivo.
Una unidad de
conservación de documentos es el espacio donde se desarrolla la gestión,
administración, y ejecución de diferentes procesos de conservación de
documentos.
2. UNIDADES
DE CONSERVACION: MATERIALES Y DISEÑO.
2.1 LA CAJA
La caja para
archivo es una de las unidades de conservación que ofrece mejores garantías
preventivas para los documentos.
2.2 CARPETAS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Según la NTC 5397:2005
“Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de
calidad”, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltos de
cualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y
permanente con la documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe
ser acorde con el volumen y el formato de los documentos.
Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y el contacto con material metálico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede perderse información si éstos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metálico causa abrasiones y manchas de oxidación.
Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y el contacto con material metálico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede perderse información si éstos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metálico causa abrasiones y manchas de oxidación.
para evitar el daño de
los documentos éstos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos
casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo de cada entidad o
institución. Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que
todo referidos a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y
manipulan constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una
conservación permanente. Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta
celebrada en el Comité de Archivo donde se justifique la decisión.
Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental de su Institución, le sugerimos usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapas laterales para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo.
Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental de su Institución, le sugerimos usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapas laterales para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo.
2.2.1 Calidad: De acuerdo a los estipulados
en la norma: NTC 5397:2005
“Materiales para documentos de archivo
con soporte papel. Características de calidad”
2.2.2
Dimensiones:
Total:
Ancho: 69.5 cm. X largo: 69.5 cm.
De
la base Central: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.
De
las aletas laterales: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.
Ancho:
25.5 cm. X largo 35 cm.
De
las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. X largo 17 cm.
2.2.3
Material
2.2.3.1 La
cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
2.2.3.2 Deberá
tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH 3 7)
2.2.3.3 Deberá
estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, Peróxidos y sulfuro.
2.2.3.4 Resistente
al doblez y al rasgado.
2.2.3.5 De
color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la
abrasión y ser Insolubles en agua.
2.2.3.6 La
cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de o partículas abrasivas u
otras Imperfecciones.
2.2.3.7 Cartulina
desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote
de mínimo 320 g/m2.
Las AZ no son unidades de archivo adecuadas, pues al
gran volumen de folios que pretenden almacenar, ocasionan problemas físicos a
la documentación.
2.3
ESTANTERÍA
El diseño de
los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Se recomienda
que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente
estable.
Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un
peso de 100kg/mt lineal.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías,
se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar
la manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja
superior debe ser mínimo de 4 cm.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener
un mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de
la documentación acorde con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento
y la deformación de la documentación
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación,
cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía
entre otros y digital como disquetes, CD, principalmente, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con
diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar
y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
2.4
MOBILIARIO
Los archivadores
utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables
para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción
documental
Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no
eleven el nivel de humedad en el ambiente.
Las
condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el
aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del
mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones
funcionales se debe tomar en cuenta:
La Humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos
en soporte microfilm es recomendable entre 30% y 40%.
3. ILUMINACIÓN
Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada
para la conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser
menor o igual a 100 lux. En los depósitos en los que se requiera iluminación
artificial se podrá emplear luz fluorescente de baja intensidad.
4. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
Establecer
planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la proliferación de
roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de depósito.
Las unidades
de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto
se deben emplear brochas o aspiradoras.
5.
CONDICIONES
DE SEGURIDAD
La seguridad
para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su accesibilidad para
evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la documentación. Para
cumplir con esto se debe tener en cuenta:
5.1 Evaluar
periódicamente el estado de los materiales constructivos y acabados del
edificio.
5.2 Identificar factores de de alteración:
redes de energía, conducción de agua, materiales inflamables.
5.3 Conocer los planos de la edificación
para la ubicación y registro de los factores de alteración.
5.4 A partir de la inspección, definir las
necesidades de mantenimiento, reparación, renovación, de los espacios de archivo.
5.5 Disponer de equipos para atención de
desastres como extintores de CO2, Solkaflan o Multipropósito y extractores de
acuerdo con el tipo material a conservar.
5.6 Las especificaciones técnicas de los
extintores, el número de unidades y su ubicación deberá estar acorde con las
dimensiones del depósito de archivo, su capacidad de almacenamiento y ser de
fácil visualización y manejo.
5.7 En caso de emergencia se debe evitar
el empleo de polvo químico y de agua en el depósito.
5.8 Proveer la señalización necesaria que
permita decidir en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas (fumar,
desaseo, uso de agua en caso de desastre), y a fomentar conductas debidas
(prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades documentales,
etc.)
5.9 Se recomienda que las zonas de trabajo
archivístico, consulta y prestación de servicios estén fuera de las de
almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad como la regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
5.10 Conservación Del Archivo Central
En este
espacio solo deberá estar al estantería, cajas, y carpetas, que contengan la
documentación, esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad, y condiciones ambientales.
Es necesario
destinar el espacio para este archivo, pues de ningún modo debe constituirse en
el cuarto de San Alejo. Debe tener una capacidad de almacenamiento previamente
determinada.
Se debe tener
en cuenta la importancia de de usar
materiales de buena calidad, (calidad de archivo). Las unidades de
almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la producción y estar
elaboradas con materiales de conservación.
CONCLUSIONES
1.
Las
carpetas y cajas de archivo son importantes unidades de
conservación documental, ya que son las primeras en entrar en contacto con el
documento que se desea proteger.
2.
No
saliamente es necesario cuidar las unidades de conservación documental, también
es indispensable realizar mantenimiento y cuidar las aéreas de almacenamiento
de los mismos.
ALEJANDRO LAITON CHIA
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